でも家計簿も収支表も内容的には同じなので収支表としてここでは進めていきます。
業務ツールはいろいろありますが、今回は Apple の子会社である Claris 社が販売する Claris FileMaker (クラリス ファイルメーカー) というツールを使用しました。
＊FileMaker とは？
Index
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Excel・スプレッドシート収支表の現状の問題点
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業務ツールに移行する目的や希望の確認
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業務ツールに移行した結果
- まとめ
Excel・スプレッドシート収支表の現状の問題点
余談：僕は他人を羨(うらや)むことはあまりないのですが、記憶力が良い人は羨ましいと思ってしまいます。どうでもいい些細な記憶は蓄積できますが、試験で使うような記憶力が弱い特性があります。努力の問題もありそうですが、脳ミソの性質にも問題があるのではと疑っています^_^;さて、Excel やスプレッドシートでデータ管理をしていると、データ量が増えるにつれて更新作業に手間取ることが出てきます。
そのような場合、業務ツールへの移行が選択肢として考えられます。
今回、僕自身が実際に業務ツールへの移行をしてみた事例ができたので、その結果をお伝えしたいと思います。
＊この記事の内容は Youtube でも見ることができます。
↓↓画像をクリック↓↓
現状の問題点について
僕が使用していた家計簿は Google のスプレッドシートで管理していました。ひとまず 2021年の収支表を見て、問題点を洗い出してみます。（金額はダミーになっています）
・月別でシートを分けている
・「年」が関係すると面倒である。（年別の集計、年変わりで新たにファイルを用意するなど）
・項目に対して複数の金額があるときは横に延びていく。
・メモが面倒である。（マウスを当てないと見えないため、詳細が分かりにくい）
・特にスマホでメモを書くのは面倒である。
・ミスをしても気づきにくい。（セルがずれる、削除してしまう）
何も対策をしないとこんな懸念が
何も対策をせずにそのままにしていると、次のような状況になると考えられます。・面倒なまま使い続ける。
・修正が面倒なため、現状維持が続く。（機能アップができない）
・過去のデータは放置される。（2020年の状況を確認するためには、ファイルを開かなければならない）
このようになるのは避けたいと思っていました。
でも、業務ツールを作るのも実は結構大変なので、ずっと後回しにしていました。 それでズルズルと使い続けていました。
業務ツールに移行する目的や希望を確認
業務ツールへの移行に着手する前に、次のような目的や希望を確認しました。・年変わりの作業をしなくて済むようにしたい。
・月別シートに分ける面倒をなくしたい。
・科目別や年間の集計を遜色なく見れるようにしたい。（スプレッドシートで見れていたものは当然見たい）
・科目を追加変更しても手間がかからないようにしたい。
・スマホ (iPhone) でも入力作業ができるようにしたい。
このような目的や希望を確認するのは、業務ツールやシステムを制作する上では非常に大切です。
というのも、何も考えずに作り始めるとあちこちブレてしまうからです。
地図を持たずに山の中に入るようなものだと思えば、イメージはつくかもしれませんね。
業務ツールに移行した結果
上のような目的と希望を持って、いざ制作に取り掛かりました。が、実はかなり苦戦しました…。その苦戦した裏側などは機会があればご紹介したいと思います。
兎にも角にも、苦戦した末に一旦作り上げたものがこちらです。
Windows11 を使って FileMaker を起動しています。
「収支管理シュシュット」という名前を付けましたが、これは単純に響きだけで適当に付けました（笑）
（その後、「MyKAKEBO管理」という名称に変えて使っています）
見た感じはシステムというより、業務アプリと言った雰囲気ですね。
では目的と希望が叶っているかどうかを検証していきます。
年変わりの作業と月別シート
まず、年変わりの作業をしなくて済む、あと、月別シートに分ける面倒をなくす、これができたかどうかです。実際にデータ追加をしてみます。新規作成をして、入力画面を出します。
日付を選択するのですが、ここで年をまたいで次の年のものを入れてみます。
科目や項目や金額などを入れます。
スプレッドシートのメモに当たるところは、ちゃんと項目として用意しました。これで何の金額かが分かるようになります。
業務ツールでのメモは、まさに本当の「メモ」としてちょっとした内容を入れるために使います。
ではこれで登録してみます。
続けて、もう1件、翌々年の収支日にして嗜好食の「アイス（ガリガリくん）」で登録してみました。
登録できました。年変わりの作業は特にありません。
年が変わるからといって特別な何か作業が発生することはなくなりました。月別シートのようなものもありません。
年が変わっても月が変わっても、意識することなく追加でき、何か特別なことをする必要はなくなりました。
よって、ここはクリアです！
科目別や年間の集計を遜色なく見れるようにする
次は科目別や年間の集計を今と遜色なく見れるようにする、というのを検証します。では 2021年12月のデータに絞り込んでみます。
そうすると、左側に科目別で集計が出てきました。
これはスプレッドシートの形にかなり近づけました。長年慣れ親しんだデザインに近いです。
そして年間集計は、こちらです。
ここは少し画面が狭く、文字や数字が小さいので若干見づらいです。でもスプレッドシートの感じが出ています。
ちゃんとグラフも出ていて遜色なく見れるようになっているかと思います。
なので、ここもクリアです！
科目を追加変更しても手間がかからないようにする
次が、科目を追加変更しても手間がかからないようにする、ということです。これは、科目マスタを作ったので、科目の追加自体はそんなに手間はかからないようになりました。
試しに何か科目を追加してみます。
僕は日本のローカル線の旅をよくするので、「旅代」を追加してみますね。
では一覧に戻って新規登録してみます。
科目のプルダウンに旅代が追加されていますね。
登録すると、科目別集計にも出ています。（画像では見えにくいですが）
これで、スプレッドシートのような、何かを追加後に 12ヶ月分のシートを修正するといったことがなくなりました。
ということで、ここもクリアです！
スマホ (iPhone) でも入力作業ができるようにする
最後に、スマホでも入力作業ができるようにする、ということです。スマホで見てみますと、パソコンの画面と似ているので違和感はないですね。
収支一覧を見ると、スマホだと縦長の小さい画面になってしまいますが、なんとか収まっています。
二本指でピンチすれば拡大もできますので、どうにかなると思います。
年間集計も、少し小さくて見づらいですが、見ることはできます。
結果、スマホでも操作は可能なことが確認できたので、こちらもクリアです！
まとめ
ということで、スプレッドシート（エクセル）の収支表、収支管理を、業務ツールに移行してみた結果をお伝えしました。個人的には、移行して良かったと思っています。
年が変わる度にやっていた不毛な作業から開放されてスッキリです。
それに何の金額か見える状態を作れましたし、ファイルが増えていくことはないし、良いことばかりですね。
デメリットとしては、スプレッドシート（エクセル）特有の「手軽さ」が FileMaker では出にくいというか、少しカッチリしてしまう部分はあります。
でもまあ、その辺は慣れれば問題ないとも思っています。
自分で業務ツールを作ることの最大のメリットは、やはり自分が作業しやすいように作れるとか、見やすいように作れるところですね。
社内の業務効率化のため、ツール制作にトライしてみたいときはお声掛け下さい^ ^
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今日も良い一日を♪
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