「ヒト」に関する人材育成・スキルアップについてはこちらの記事に書かれています ▶『少ない人員で業務改善＆人材育成ができる自作データベース管理』↗
このページでは次のような内容が書かれています。
- 業務効率化のためのデータベース管理
- 業務改善のためのデータベース管理
- 売上拡大のためのデータベース管理
- kintone や Salesforce はどうなのか？という疑問
- FileMaker でデータベース管理をするメリット
- まとめ
業務効率化のためのデータベース管理
現在使用している社内システムが使いにくいといったことはありますか？ あるいは日報や報告書で手書きの紙のファイリングで管理が煩雑になっていませんか？
それらに時間と手間がかかっているのは社員やスタッフだけではありません。それらを管理しチェックする上司やリーダーにも少なくない負担がかかっていると思います。
データベースは情報を整理して格納・蓄積し、必要に応じてその情報を見る、という目的があります。
それらを踏まえると、使いにくい社内システムであっても、手書きの紙のファイリングであっても、大きな意味で捉えればデータベースに変わりはありません。
よって着目すべき点は、「いかに時間と手間をかけずに、ストレス無くスムーズに業務ができるデータベースを持っているかどうか」であると言えます。
あなたの会社で利益を生み出している業務は何でしょうか？
その利益を生み出している業務に対して、現状の体制のままでもいかにチカラを注ぐ時間を作れるか。それがデータベース管理を使った業務効率化であると JBI は考えます。
業務改善のためのデータベース管理
上の業務効率化と似た言葉ですが、もう少し前衛的な（攻めの姿勢な）内容と捉えています。業務改善は意味的には業務フロー改善と言ったほうが近いかもしれません。
業務全体を俯瞰的に捉えて、戦略的に思い切ってフローを変えたほうが全体的な効率化が進むという場合があります。それが業務改善と言えるのではないでしょうか。
例えば報告書を考えた場合、今までは業務が終了した最後に書いてもらっていたとします。
最後の最後に報告書をまとめて書くと、午前中に行った業務や細かな内容を忘れてしまうこともあるでしょう。それにより小さな（でも重要かもしれない）事象について書き漏らす可能性があります。
それを一つ一つの業務が終わる毎に書いてもらうフローに変更してみることにしたとします。
忘れないうちに随時報告書を書くことで、今まで見過ごされていた業務の穴が見つかり、さらなる業務効率化や業務改善ができるかもしれません。また、報告内容から思わぬ貴重な発見により新たなサービスに繋がるかもしれません。
業務改善をするには戦略的な発想・計画・実行が必要になると思います。また、業務の一つ一つを分解・視覚化しないと戦略を練られません。
データベース管理ができていれば、それが既に業務フローになっている場合が多いため、分解・視覚化がしやすく業務改善を進めるのに有利であることは間違いないと思います。
売上拡大のためのデータベース管理
さらにデータベース管理が進んでいくと、行き着く先はやはり売上拡大というところになると思います。
業務効率化と業務改善には「これ以上は手を入れる箇所がない」という、ある程度の目処がやって来ます。
でもデータベース管理の本当の価値は会社の売上に繋がるデータ活用にあると思います。（これ以上の売上は不要という場合は当てはまりませんが）
データベースはデータの蓄積が役割の多くを占めます。蓄積したデータは未来の売上拡大に活用しなければ大変もったいない話しです。
- リピートしてくれた顧客は何人いるのか？
- その購入してくれた内容は？
- クレームをそのままにしていないか？
- 顧客からの相談が多いものは？
- それは新サービスにできないか？
これらの分析は蓄積したデータを活用すれば可能です（そのためには正しく整理されたデータを蓄積する構築が必要になります）。
データベース管理によるデータの蓄積は会社の歴史であり財産です。未来の売上に繋がる戦略のヒントをデータ活用によって紡ぎ出すことができます。
kintone や Salesforce はどうなのか？という疑問
ところで、昨今ではクラウドのツールが雨後の筍のように大変な勢いで増えています。有名なところでは kintone (キントーン) や Salesforce (セールスフォース) といったものがあります。
それらを使うのではダメなのでしょうか？
結論としては、良いと思います。
今までエクセルだけで大量のデータを管理していたり、紙だけで管理している場合はトライしてみる価値は大いにあります。
クラウドなので停電や紛失によるデータの消失はありませんし、インターネットがあればどこでも共有できます。過去のデータも最新のデータも一箇所にあるため管理がラクになると思います。
これらクラウドツールの課題点としては、凝ったことをしようとするとカスタマイズやオプションで料金が跳ね上がってくることがあるようです。
また、機能が多すぎて使いこなせなかったり、機能が多すぎる割には細かい調整ができず、かゆいところに手が届かないこともあるようです。
もう一つ（ JBI が最も懸念している点でもありますが）、蓄積するデータはすべてそれらの会社に預けている点です。
万が一それらの会社が倒産などした場合に、データをちゃんと自社の手に取り戻せるのかは不安です。取り戻せたとしても元のようなデータ管理を別の形でスムーズに継続できるでしょうか。
（まあ、現状では倒産するような状況になるのは考えにくいところですが。）
世の中には完全なものはありませんから、何が必須で何が不要か、何をどこまで許容できるか、そういった線引を明確にしてから導入するのが良いように思います。
FileMaker でデータベース管理をするメリット
上述のクラウドツールで最も懸念される点として、自社の手元にデータがないということがありました。
FileMaker の場合はその点で優位な部分があると思います。
FileMaker はファイル単位で管理します。エクセルやワードのような、ファイルという実体があります。ファイルの中にデータが蓄積されていきます。
そのため最初からデータは自社のものとして管理できますし、バックアップなども手元に置いておくことができます。
FileMaker はインターネットを介したデータ共有機能を10年以上前から有していて、その技術には信頼感があります。2020年からは Claris 社が提供するクラウド環境が登場し、さらに選べる環境が整ってきました。
FileMaker のクラウドの場合でも（FileMaker Cloud と呼ぶ）ファイル単位であることは変わりありません。つまり、必要に応じていつでもクラウド上からダウンロードすれば、そのままの形でデータを手にすることができます。
万が一なにかあった場合でも、手元に戻したデータは FileMaker そのものですから、ソフトウェアさえあれば以前と変わらない状態でデータを見ることができます。
FileMaker が仮に販売終了になったとしても既にインストールしている FileMaker があるはずですので、何らかの形で使い続けることができるはずです。
少なくとも前述の他のクラウドツールで懸念される倒産や消失の事態よりは影響が小さく済むことは間違いないと思われます。
そうそう、忘れていました。
Claris 社は GAFAM の一つである Apple 社の子会社です。世界一の時価総額を誇る会社の子会社なので（2022年現在）、当面は倒産や消失の危機は低く安心感はあります。（まあ、何が起こるかは分かりませんが）
さて、ほかには細かい修正や改善ができるのも意外と大きなメリットです。
特にレイアウト（画面）は専門家じゃなくてもパワーポイント感覚で修正・改善できるのは助かります。
日々の業務で「ほんの小さなストレス」を抱えたままずっと仕事をし続けるのと、ストレスが軽減された状態で仕事をするのとでは社員やスタッフのモチベーションにも影響を及ぼすと思います。
さらにさらに、iPhone や iPad で使うためのオリジナルの画面を作れたり、PDF や画像さらには動画をもデータベースとして保管できます。そんなデータベースアプリを自作できるのですから、すごく魅力的ではないでしょうか。
このように FileMaker は良いことが本当に多いのですが、デメリットも書いておきましょう。
基本的にはイチからすべて作っていくので、込み入ったシステムを作る場合はそれなりに時間と手間ひまがかかります。
データベースの知識と経験がない場合は理想のシステムに到るまでに多くの学習と失敗、壁、難題が待っています。
近道をしようと思えばプロの手を借りることにもなり、やはりそれなりにコストもかかります。
それでも、FileMaker であれば従来の業者丸投げシステム依頼よりは相当にコストを抑えてシステムを導入できると思います。
そして（これが最も魅力的かもしれませんが）システムを自作することで社内にノウハウや知見が溜まっていきます。社内の人材が成長すればするほど、外部に頼る割合も減っていき、会社の内部からチカラが湧き上がるように、売上拡大のためのフットワークも断然軽くなるはずです。
まとめ
データベース管理を自作することで、「カネ・モノ」をいかに最大活用できるかを書いてきました。
但しそのためには一足飛びにはいかず、業務効率化、業務改善、売上拡大とステップを踏むことになるということもお伝えできていればいいなと思います。
データベース管理は各種のクラウドツールから始めても良いですが、FileMaker にもメリットが多いこともお伝えしました。
最終的には経営者であるあなたが判断することになると思いますが、「急がば回れ」というコトワザがあるように、FileMaker であればきっとあなたの理想とする社内体制に近づけると信じています。
何を選ぶにせよ、貴社がよりミッションにチカラを注ぐことができるようになるよう応援しています！
今日も良い一日を♪
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