僕のお客様で、「エクセルの情報を追加したいけどどうすればいいか分からない」と聞かれることがあります。
たとえ2～3ヶ月お教えしてもインポートの機会がないと当然分からないですし、最初の頃に一度やっても忘れてしまいます。
確かにインポートでは細々とした設定が多く、一度やっただけではなかなか覚えられません。
ということで、既にある FileMaker にエクセルの情報を追加で取り込む方法をサンプル例を使ってご紹介したいと思います^ ^
※超初級者や初級の方は、「FileMaker はこんなことも出来るんだな」と思って頂ければ幸いです。
このページでは次のような内容が書かれています。
- 状況を確認
- 照合フィールドを確認する
- 照合フィールドを一致させてエクセル情報をインポートする
- まとめ
状況を確認
まずは今どんな状況かを確認します。
FileMaker に都道府県の情報が入っているとします。レコードは47件です。
ここに、「人口」の情報を追加したい！となったとします。
別で保存してあるエクセルには次のような情報が入っています。
まずやるべきことは、FileMaker 側にフィールドを追加することです。
でもフィールドを追加するだけだと、当然データは空です。
さて、47件を一つ一つ手入力しなければいけないのでしょうか。
もちろん、その方法もあります。
今回は、一気にまとめてエクセル情報を取り込むことをしてみます。
照合フィールドを確認する
「照合」とは何でしょうか。「照合とは」
比べて正しいか調べること。
＊「国語辞典Online」より引用
比べて正しいフィールド、つまり照合フィールドになるものを確認します。
一番良さそうなのは「都道府県No」です。
なぜかというと、都道府県Noは重複しない数字だからです。
このサンプル画像には表示していませんが、通常テーブルには ID を用意します。
ID は重複のないもので、基本的には数字や英数字で設定します。ID が存在する場合はそれを使っても構いません。
この照合フィールド「都道府県No」と一致したエクセルの「人口」情報を、FileMaker のフィールドに取り込む、ということになります。
ただ、エクセルにはこの都道府県Noがありません。
よって、エクセルに列を追加して都道府県Noを入れておきます。項目名は FileMaker のフィールド名と同じが良いです。後で便利なことがあります。
もちろん、都道府県Noの値は FileMaker 側と一致している必要があります。
なぜなら、「照合フィールド」になるからです。比べて正しくないといけません。
ここまで準備が整いましたので、FileMaker でインポートします。
照合フィールドを一致させてエクセル情報をインポートする
では FileMaker でインポートしてみます。
インポートするエクセルを選ぶと、インポート画面が出てきます。
一つ一つ手順を追っていきましょう。
①は分かりづらいのですが、クリックするとポップオーバーが出てきます。そうしたら真ん中の「更新」を選択します。※ポップオーバーを閉じるにはどこか別の場所をクリックすると閉じます。分かりづらい！
②はどのテーブルにインポートするかです。違っている場合はプルダウンから選択し直して下さい。
次に左側にあるプルダウンから「フィールド名として使用」を選択します。そうすることでエクセルの1行目を「項目」として認識させることができます。
（「データ」のままだと、エクセル1行目の項目行もデータとして認識されてしまいます）
次に、右側の「最後に使用した順序」をプルダウンして「照合名順」を選択します。
すると、真ん中のソースフィールドとターゲットフィールドの「都道府県No」が左右一致しました。
上の方で「項目名は FileMaker のフィールド名と同じが良いです」と書きましたが、ここで役に立つのですね。
ところが、うっかり「人口」のフィールド名を同じにするのを忘れていました。
仕方ないので、手動で合わせます。（都道府県庁は今回関係ないので無視）
次が手順の中でも肝になるところです。
都道府県Noの「マッピング」のところをプルダウンし、「照合フィールド」を選択します。
照合フィールドと一致したエクセルの情報がインポートされました。
【注意点】
この照合フィールドを使ったインポートは、表示中の「対象レコード」に対して照合が行われます。
なので、インポートする前に全レコードを表示しておくと良いです。
ちなみに、照合フィールドを「都道府県庁」フィールドにした場合はどうなるでしょうか。
インポートがゼロ件となり、取り込めませんでした。
それも当然で、FileMaker 側では「都道府県」、エクセル側では「都道府県庁」だから一致しなかったのです。
「北海道 ≠ 札幌市」ですから。
そこで試しにエクセル側を修正してみます。「札幌市」→「北海道」、「青森市」→「青森県」に直して保存します。＊保存するのを忘れずに。
もう一度同じように「都道府県」を照合フィールドにしてインポートしてみます。
修正した2件の照合フィールドが一致することで、2件がインポートできました。
まとめ
いかがでしたでしょうか。エクセルの情報の一部を FileMaker に追加で取り込む場合には、「レコードのインポート」を使います。
今回は "一部の情報だけを追加で取り込みたい" ということだったので、「更新」により照合フィールドを使ってインポートしました。
「更新」のほかには、普通によく使う「追加」と、FileMakerのデータを上書きするような「置換」があります。
「置換」はテストファイルなどで試してみると面白いと思います^ ^
また、インポートファイルはエクセルじゃなければ駄目かというと、そんなことはありません。
CSVファイルや実は FileMaker ファイルも可能です。FileMaker ファイルのインポートについてもどこかでご紹介できたらいいなと思っています♪
今日も良い一日を♪
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