中小企業の悩みシリーズです。
前回の記事はこちら ※別ウインドウが開きます
社内(事務所と工場)でデータの共有化を図りたい
大企業のような資本力は無いが、最低限の投資をすることで業務効率UPや売上UPにつなげたい、といった中小企業がほとんどだと思います。
そんな悩みにJBIがどのように関われるかをシリーズ化しています。
※本記事は、とある所でお聞きした情報を元にしたフィクションです。
【中小企業の悩み】顧客への促進状況を全社員で「見える化」したい
＜このページの内容＞- 会社の概要
- 悩みの内容
- JBIからの解決案
- 費用感
- まとめ
お悩み会社の概要
- 業種｜ 小売サービス業
- 従業員数｜ 約20名
- 主要品目｜ 中古車販売,カーリース,車検,キズヘコミ修理など
悩みの内容
＜ご担当者さまPCスキル＞
FileMaker制作経験なし。エクセルは簡単な入力は出来るが、関数など込み入ったことはできない。社内でもエクセルを使えるのは総務や経理の４～５人。
＜状況＞
弊社では毎日、全社員で電話による入庫促進を行っています。車検点検を受注するためです。車検点検予定の顧客リストを紙に印刷し、分担して毎日電話を入れます。
しかし、どの社員がどのお客様にいつ連絡したのかは、各々個別に聞かないと状況がわかりません。
そこで、いつ受注したのか、失注したのか、連絡はしたのか、まだ連絡していないか等の状況を全社員がパソコンで見えるようにしたいです。顧客への促進状況が「見える化」できるイントラネットの構築をしたいと考えています。
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JBIからの解決案
全社員20名で共有することから、FileMakerのユーザライセンスは20ユーザ。イントラネットで構築したい、つまりインターネットではなく社内のネットワークのみで情報共有したいとのことで、FileMaker Serverを使います。
環境・ライセンス
社内LANでのみ共有し、インターネット上では共有しないことから、Mac miniにFileMaker Serverを入れて共有する方法を取ります。
20ユーザライセンスをClarisの購入ページで購入します。しばらくするとメールが送られてくるのでMac miniにFileMaker Serverをインストールします。
FileMaker Proは各パソコンにインストールします。この各パソコンのFileMaker Proを使ってデータベースファイルを作成し、FileMaker Serverに置いて共有をします。
最初は少々ややこしいのですが、実は明確なのでご自身で書いて整理するのも手です。
・FileMaker Server・・・Mac miniにインストール。
・FileMaker Pro・・・・各パソコン(WindowsかMac)にインストール。
データベースファイルのテーブル構成
最もシンプルな構成は、「入庫促進」と「顧客」テーブルの２つかと思われます。・入庫促進テーブル・・・毎日の電話予定リスト
・顧客テーブル・・・・顧客マスタ
入庫促進テーブルに当日電話する予定のレコードが追加されていきます。電話が完了したらステータスを「完了」にしていくのが良いのかなと思います。
顧客マスタはお客様の情報が入っているので、DMを送ったりすることにも使えそうです。
FileMaker Proでデータベースファイルを制作
顧客マスタは比較的シンプルな作りで良いと思います。お決まりの顧客ID、顧客名、電話番号などのフィールドを作り、一覧画面(明細行のような)と詳細画面の２画面を作っておけばひとまず良いでしょう。
入庫促進のほうもIDや日時、受注ステータスや対応ステータス、担当者といったフィールドを作ります。後でリレーションをするために顧客IDもあると良いでしょう。
入庫促進へのレコード追加にはいろいろな方法が考えられます。
シンプルにいけば、当日分の顧客リストだけレコードを先に作成しておく方法があります。
凝った作りにするのであれば、顧客リストから担当者が選択すると入庫促進にレコードが追加されていくというものです。ただこれは各種機能を使いこなす必要があるので少しハードルは上がりそうです。
答えはひとつじゃないので、制作者のレベルに合ったもの、自社の業務に合ったものを作っていくことが大事だと思います。
FileMaker Server(Mac mini)での共有
FileMaker Proでファイルを作成したら、FileMaker Serverに置きます。メニューの共有からアップロードすることで、比較的簡単に共有を開始できる状態になります。
FileMaker Proで今アップロードしたServer上のファイルを開くには、「ホストを開く」から行います。
社内LANでの共有なので「192.168.xxx.xxx」などのローカルIPアドレスで繋ぎます。
無線LANの場合は、会社の環境によってはSSLでの通信暗号化が必要になる場合があります。
FileMaker Serverの設定については端折りましたが、Mac miniの場合はファイアウォールをどうにかすれば何とかなると思います。
JBIではその辺のサポートももちろん行っています^ ^
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費用感
【 ランニングコスト 】
●FileMaker ユーザライセンス
○FileMaker Server(オンプレミス) 20ユーザライセンスーーー>396,000円(税込)/年（月換算33,000円） ＊FileMaker Pro(制作用)とFileMaker Goを含みます。
【 習得にかかるコスト 】
●FileMakerの習得
○独学ーーー>ゼロ円（どう捉えるかは人それぞれ…）
○JBIに教えてもらうサービスーーー>39,600円(税込)/月～
○Clars公式トレーニングーーー>
FileMaker Master Training -初級コース- 費用：2日間 ２７，０００円 (税抜)
FileMaker Master Training -中級コース- 費用：3日間 ８１，０００円 (税抜)
FileMaker Master Training -上級コース- 費用：2日間 ５４，０００円 (税抜)
【ご注意】2018年の情報です。詳細はClaris社にお問合せ下さい。また、深い内容の部分もあるため比較的FileMakerに慣れた方に有用な内容になっています（個人的主観）。
【 JBIと公式の違い 】
公式トレーニングはFileMakerの機能をイチからしっかり学ぶものです。主に自社のシステム専任者や開発者向けです。
JBIでは即実践をキーワードに、学びながら構築するハイブリッドなスタイルを取ります。主に経営者ご自身やご担当者様が対象であり、外部に頼らず自社の範囲のシステムを作りたい方向けです。
もし公式トレーニングを受けて付いていけなかった場合もご相談ください。実際の業務で使うファイルを使って分かりやすく丁寧にレクチャーします。
まとめ
複数の人数で、毎日情報を共有する。そのためになるべく手間を掛けずに準備をし、どのパソコンから見てもすぐに状況がリアルタイムで分かるのが望ましいですね。
たとえFileMakerでシステムを作ったとしても、複数人で使う以上はシックリくるまでカスタマイズに時間がかかると思います。
それでも実現できたときには手間も時間も心理的負担も１０分の１に減るでしょう！
FileMakerとご縁があり、JBIとご縁があったときは、どうぞお問合せ下さい^ ^
今日も良い一日を♪
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