投稿内容：「FileMaker(ファイルメーカー)で業務改善したいけど、どこから始めていいか分からない」
缶詰の生産現場をイメージしてみる
例えば魚の缶詰の生産管理を行っている現場があるとします。
そうですね、ミャンマーあたりのまだ人海戦術で生産している工場をイメージしてみましょう。
責任者のスーミャンさん(仮名)は困っています。
リーダーの指示や紙の工程管理に頼るのみで、事務処理が追い付かず現場はてんてこまい。
このままだと従業員もパンクし、生産管理体制もパンクすると感じました。
そして意を決し、FileMaker導入を決めました。
FileMakerの導入を決めたのは、まずは一歩前進となります。
さて、では導入したFileMakerで、なにから始めればいいのでしょう？
スーミャンさん以下、その工場では誰もFileMakerのことを知りません。
缶詰の生産工程は多岐に渡る
たかが缶詰？いいえ、実際の生産工程は多岐に渡ります。
ここからは想像ですが、次のような準備や工程が必要と思われます。
・具材の調達
・缶の調達
・ラベルの調達
・出荷用の箱の調達
・具材の切り分け
・具材の味付け
・具材の缶詰め
・製品チェック
・缶詰の蓋閉め
・缶のラベル貼り
・出荷用の箱詰め
・出荷
缶詰生産のド素人がざっと考えただけでもこれだけの工程があります。
このすべてを人の指示と紙だけで管理したりチェックを行うのは、繁忙期がきたらもうテンテコマイというのは想像がつきます。
で、FileMakerでなんとかしたいと思いつくのも分かります。
まずは一部の業務だけに特化したファイルを考える
内製化(社内制作)を考えた時、いきなりその全工程をFileMaker化しようと考えると大変です。
それこそ何から手を付けていいか分からなくなります。
まずは、業務の一部だけに着目してFileMaker化を考えるべきだと僕は考えます。
例えば具材の調達だけを切り取って見てみます。
いつ、どこから、いくらで調達したのか、どの冷蔵施設に保管するのか、調理期限はいつまでか、・・・など、具材調達だけでもたくさんの工程があります。
人の記憶や紙で行っていた業務を、すべてフローに書き出し、視覚化します。
人が行っていたことの全貌を明らかにさせなければ、システム化はできません。
業務のフローが見えたら、データ化するとどうなるかを考えてみます。
手書きで行っていた内容はもちろん全てデータ入力することになります。
おそらくそれ以外にも必要なデータ項目が出てくるでしょう。
記録しなければ業務が進められないというデータ項目をすべて書き出してみます。
・業務フローの書き出し
・データ項目の書き出し
この２つをやってみるだけでも、具材調達のシステム化の道筋が少しだけでも見えてくるのではないでしょうか。
もし、どの工程を選べばいいか分からない時は、全工程の中で一番大変な箇所、火を噴いている箇所に着目してみると良いと思います。
データサンプルを蓄積していく
業務フローとデータ項目の書き出しを行ったら、実際にシミュレーションとしてデータを蓄積してみます。
エクセルがあればエクセルで良いですし、なければもう早速FileMakerでデータを蓄積してみることです。
ある程度まとまったデータを見てみないことには、データの動きのイメージがつきません。
データの動きのイメージさえつけば、未来の蓄積されるデータのイメージもつきます。
そのときに、「このままでいけるな」「このままじゃ使えないな」といった判断も出てきます。
・とにかくまずはサンプルデータを蓄積してみる
データの羅列でもいい
人の記憶には限界があります。
紙の情報には限度があります。
だからみんなデータ化しようとします。
データ化するということは、過去の情報が見れて、最新の情報に書き換えることが出来るということです。
データ化するということは、正確な情報が見れて、間違いが起こりにくくなるということです。
たとえエクセルだろうと、FileMakerのデフォルトの表形式であっても、データはデータ。
それだけでも業務改善が図れます。
人的ミスによるリソースの損失が減るだけで年間にしてみればかなり生産率は上がると思います。
データの共有によってスムーズな仕事の流れができると思います。
最初から難しいことをしようと思わなくて良いのです。
まずはごくごく一部の業務から改善していけば良いのです。
飾り気のない画面の数字から始めても良いのです。
・単なるデータの羅列であっても業務改善はできる
具材調達の改善ができたら、たとえば缶の調達へと進めます。
調達というくくりで考えた場合、具材調達と同じようなフローになるでしょうから、より早く実運用までいけるでしょう。
まとめ
とにかく小さな成功事例をまずはひとつ作り上げることです。
そうすれば、「あれも出来る」「これも出来る」とイメージが膨らんでいくと思います。(実際に出来るかは別として・・・)
FileMakerを導入するにあたって、何から始めていいか分からないという疑問にお答えしてみました。
業務によっては上述した内容が当てはまらない場合もあるかもしれません。
でも、何事もまずは小さなことからだと思います。
ビルだっていきなり50階建てが現れるわけではありません。
１階部分、２階部分と積み重なって出来ていきますので。
結局スーミャンさんは冒頭にしか登場しませんでした(;^_^A
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今日も良い一日を♪
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